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「急いでほしいんだけど」「こんなのないかな」「購入予算ないんだけどレンタルでなんとかならない」など、一見むちゃだと思うことを投げかけてみてください。
なんでもできる訳ではないですが、一緒に親身にできる方法を考え、提案させていただきます。
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BCP対策
オフィスレイアウト
社内の倉庫を機能的に使いたいけど、どうしたらいいか?から始まった 業務活動の課題を「見える化」「共有化」するワークショップ!
  • 「倉庫やオフィスをキレイに片付けたい」
  • 「必要なモノと不要なモノがごちゃ混ぜになっていて、どこからどのように片付けていいかわからない」
  • 「どこに何があるのか、○○さんに聞かないとわからない」

このような悩みや困りごとはございませんか?

 

鹿児島県内全域のスーパーや食品工場に、秤やラッピング機器、ラベル機の導入・メンテナンスをされている鹿児島イシダ株式会社さん。(以下、イシダさん)

BCP(事業継続計画)プロジェクトを進めていたイシダさんから、事務所1階にあるメンテ工場と倉庫を整理整頓したい、もっと機能的に使いたい、というご相談をいただきました。

 

「不要なモノを処分して空間をつくり、機能や用途に応じたエリアを決めて運用ルールをつくりましょう。必要に応じて、内装工事や新しい収納庫を導入しましょう。」

コトバで説明するとこれを行うことになるのですが、いろいろとヒアリングさせていただくと「倉庫を整理整頓したい、機能的に使いたい」というご相談の背景には、

  • 必要なのか不必要なのか、わからないモノで倉庫が溢れている
  • どこに何があるのか、○○さんに聞かないとわからない
  • 在宅勤務や直行直帰など、社員さんの仕事の動きが以前と変わってきている

など実際に起きていることがわかってきました。

そして、社員間、特に職種を超えた社員間のコミュニケーションがうまく取れていないことや、属人的な仕事環境になっているため仕事に滞りが生じることがあること、そして経営者は社員のみなさんの意見を聞いて、社員のみなさんが働きやすい、仕事がしやすい職場環境をつくりたいと思っていることが顕在化しました。

もちろん、課題を一緒に考えさせてもらう私たちも、イシダさんの社員さんが毎日どのような仕事を具体的にされているのか、どういった業務プロセスでお仕事をされているのか、どういった動線で仕事を進めているのか、今現在困っていることはないのか、など、詳しく聞かないと提案ができません。

 

そこでイシダさんの社員全員に参加してもらうワークショップを開催することを提案し実施することになりました。まる1日のワークショップを2回開催しました。年中無休で県下のイシダ機器のメンテナンスをされているイシダさんですので、できる限り社員全員が参加できる日曜日の開催となりました。

ワークショップの進行は、私たち鹿児島じむきの丸山・山下で、ファシリテーターはプラス株式会社(オフィス家具・文具・事務用品などを扱われている会社)の方にお願いしました。

 

第一回目は、
【みなさんの仕事を「見える化」「共有化」し、現在業務の問題点・課題をまとめて、改善計画化をおこなう】というテーマでした。

実は、私たち鹿児島じむき商会でも、6年前に全社員でこのワークショップを行い、改善計画化、倉庫や荷造り場の整備を行ったことがあります。
当時の私は、

  • 他の部署で行う業務内容が分かって良かったなー。
  • こんなに細かいことまで(仕事)してたんだなー。
  • 奄美オフィスと鹿児島オフィスだと同じ職種でも日々の業務がこんなに違うんだなー。
  • 業務改善しないといけない問題点もトップダウンではなく、ボトムアップ方式になり始めたなー。

を感じました。

「イシダさんのワークショップの詳しい内容はここでは明かせませんが、そんな事を思い出した第一回目でした。

 

第二回目は、緊急事態宣言によりファシリテーターが東京から来れなくなったため、急遽ZOOMを使ったオンラインワークショップをすることになりました。
イシダさんの社員から「みんなの意見を聞き、みんなに意見を伝えることができてよかった」という前向きな感想をいただいた第一回目から2週間経った開催になったため、社員の皆さんの熱が冷めてないか心配でした。また、急きょオンラインになったため、ファシリテーターとワークショップ会場の空気感をうまくつなぐことができるか心配でした。

しかしイシダさんの皆さんが積極的に参加していただいたことで、何とか無事にワークショップを進行することができました。

 

 

「業務プロセス上の仕事を見える化・共有化し、課題を見つけて全社員で共有。その課題を、期限を決めてチームで解決に取り組む」という『業務改善プロジェクト』が最終的に3つ発足することになりました。
現在、それぞれのプロジェクトが、キックオフ(開始)に向けて準備中です。

最初にイシダさんから問合せ頂いた、倉庫・メンテ工場の整理・再構築についても、プロジェクト化することになり、8人のメンバーで取り組みはじめました。私たちで現況図の作成を進めつつ、イシダさんのプロジェクトメンバーは、現在の倉庫・工場内の不必要なモノについて協議が始まりました。
イシダさんの社員のみなさんが、「自分たちで課題を解決していく」という取り組みに、私たちもできる限りのお手伝いをしていこうと思います。

倉庫・メンテ工場のレイアウトは凄くいいものになっていきそうで、私たちもワクワクしています。

 

今回のイシダさんのように、様々な環境変化によって仕事の内容ややり方が変わり、職場環境(働く場)の改善や再構築をしたいと思っていらっしゃる企業や組織は、これから増えると思われます。

鹿児島じむき商会では、今回のように、業務プロセスの確認や仕事の見える化・共有化でムダを省き、「仕事を整える」ワークショップを行ってから職場のレイアウトプランニングを進めるというソリューションを行うことができます。

ご興味のある方は、ぜひ私たち鹿児島じむき商会へご相談ください。

一緒に働く場の再構築に取り組みましょう。

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