こんにちは値上げ。さようなら封筒？

今年は暖秋とのことですが、暖かいというより暑い日々が続きますね。
いかに奄美といえどこれはないでしょうと言いたくなりますが、溜息がでることが多い秋です。
10月から郵便料金が変わりました。
定形郵便物1通ですら110円。一昔前の自販機でジュースが買える金額です。
昨年からインボイス・電子帳簿保存と続き、
もう郵便から電子送付にトライする時期が来たのかもしれません。

そこで今回は、「じむきの電子請求書発行」をやってみた！をご紹介。
現在、弊社は電子送付のサービスとして
株式会社LayerX様の「バクラク請求書発行」を利用しています。

まずは動画をご紹介。

※動画のサービス名称は以前のものとなります。

発行業務のよくある課題

1. 印刷

2. 封入

3. 郵送

勿論、弊社でも行なっていますが、意外と時間を取りますし、郵送数量は費用面の負担が大きくなっています。
※因みに2. 封入について、三つ折りしているお客様向けにはRICOHのコピー機では以下のような紙折りユニットもあります。

コンパクトな紙折りユニット

今回弊社では、上記の課題を電子送付で解決出来ないか？と捉え、
取引先様へヒアリングを実施しているところです。

現状とバクラク

現状、弊社のメインシステムはオンプレミス型（サーバー機を事業所内に設置）の
販売管理システムを利用しており、他システムと親和性の低い運用形態となっています。
従来型によくある紙の印刷を前提としたシステムのため、
連携に対応できる要素は紙に代わってPDFで発行することのみ。

では、バクラク請求書発行はどう対応ができるでしょうか？
バクラク請求書発行は、自システム内で請求書を発行する帳票を定義することもできますが
外部ファイルとしてPDFを取り込み、それをもとにして発行・送付を行なうことができます。
また、取り込み時にAI-OCR機能を利用し、本来なら手入力が必要な各種情報を
PDFの請求書情報から自動読取/自動入力が可能となっています。※オプション機能

弊社はこの機能を利用し、オンプレミス型の従来型システムから発行されたPDFを
バクラク請求書発行に取り込み、AI-OCR機能を利用することでその工数を減らし、
発行業務の全体最適化を目指すこととなりました。

バクラク請求書発行の主な機能

前項でご紹介した機能だけでなく、バクラク請求書発行は様々な機能を有しています。
また、つい先日は書類を受け取る取引先が自社の専用ページから書類を受領し確認できる
「ポータルサイト機能」をリリース。
受領側は過去に受け取った請求書などの書類を一元的に管理・保存ができ、
サイトにログインするだけでいつでも内容を確認できるようになりました。
※受領側は新規にバクラクサービスの契約等は不要。

無料プランが提供されています！

機能は制限されますが、基本機能のみ利用可能な無料プランが提供されています。
完全運用には難しいですが、使用感を試したい・何通かしか利用しないといったケースには
嬉しいプランとなっています。
弊社も最初は無料プランから検討を行ないました。

さあ！これから・・・

現在、電子送付での送付方法を受け入れていただいた取引先様はまだ多くはありません。
しかし、弊社の仕入先様は殆どが電子送付に切り替わっていますし、他県の同業社様では
顧客の7割が電子送付に切り替わっている事例もあります。
10月から一月過ぎ、郵便料金の影響を皆様感じ始めているかもしれません。
キッカケはどこに潜んでいるかはわかりませんので、皆様も弊社の事例を参考に、
切り替えのイメージ作りなどに活かしていただけましたら幸いです。

もし、この記事を読んでいただいた取引先様で
うちは電子送付でいいですよ!というお客様がいいらっしゃいましたら、是非お声かけくださいませ。
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