DropBoxの使用を始めて、2年が経ちました。
じむきでは、もう無くてはならない業務ツールとしてDropBoxを活用しています。
インターネットが繋がっていれば、どこからでもアクセスできるのは大変便利！
それ以外に2年間使い続けて便利なことを紹介していきます。

 

１、パソコンの容量を圧迫しないように設定できる。

これはMicrosoftのOneDriveも一緒ですが、ファイルそのものをクラウド上に置いて、パソコン上にはファイルのショートカットだけを置けるように設定できます。

　
ファイルを使うときだけダウンロードし、上書きしたらクラウドにアップロードして、
パソコンに保存されているのはショートカットのみという風に使用できるので、万が一パソコンをなくした場合でも情報の流出を防ぐことが出来ます。
持ち出し用のノートパソコンにぴったりです。

補足～
illustratorなど画像ファイルのリンクをしているファイルは、この使い方は向いていないのでパソコンにもデータを残しておく設定がおススメです。
フォルダやファイル毎にオンラインのみ保存の設定が出来るので、リンクファイルを使用しているファイルはフォルダ毎に設定をお勧めします。

 

２．社外とのデータを安全に共有しやすい。

DropBox内にあるファイルは、右クリックひとつでファイル共有できます。
共有リンクを作成して、メールやチャットツールで相手に送信するだけ！

　

ブラウザ上だとパスワードや有効期限を設けることが出来ます。
メールで相手に間違って送信してしまった場合は、共有リンクの解除を行うことができるので、
パスワード付のZIPファイルを送信するよりも、セキュリティ対策は向上します。
まだメールの添付ファイルにパスワードをかけている方は、ぜひご検討ください。

ブラウザベースだとちょっと手間だなと思った方は、
もっと手軽に安全にパスワードをかけたい方はDropbox Transferの機能を最大限使えるBusinessAdvanceをプランをお勧めします。
フォルダやファイルを右クリックするだけで共有の設定が行えます。

 

３．接続しているデバイスを確認できる。

一覧から現在ログイン情報を記憶している端末一覧を見ることができます。強制的にログアウトもできます。
セキュリティ対策を高めたい方はSSOが使用できるBusinessAdvanceをプランをお勧めします。

SSOとは
NTT Communications　意外と知らないITトレンド用語
https://www.ntt.com/bizon/glossary/e-s/sso.html

安全にファイルの保存・共有が行えるのは大変助かっています。間違って削除しても120日は復元できますしね。

社外とのデータのやり取りを安全に行いたい方、社内ファイルを安全に保存したい方は
ぜひ私たちじむきまでお問い合わせください。

（記事作成者：山下）