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なんでもできる訳ではないですが、一緒に親身にできる方法を考え、提案させていただきます。
DX
kintone
どこから始める?DX(デジタル・トランスフォーメーション)

鹿児島じむきでは、昨年より新しい基幹システムを開発中です。
既にWebで公開しておりますが、「楽楽販売」をベースに当社の業務フロー全体を包括するシステムを構築する計画です。

第一に目指したのは、基幹システムの完全クラウド化です。
これまでは、鹿児島オフィスにあるオンプレサーバーに、仕事の基幹となる販売管理システムがあり、奄美オフィスやテレワーク先からインターネットVPNで接続してリモートデスクトップで利用していました。
セキュリティレベルを高く運用できるのですが、販売管理システム以外のシステム、例えば見積管理システム、案件管理システムなどはクラウドサービス(kintoneやDropbox)を利用しているため、パソコン上でのデスクトップの切替が不便でした。

 

そこでまず、基幹システムを完全クラウド化することで、仕事の時短を実現することにしました。
スマホも含めて、どこからでもシステムのデータ参照ができ、またデータ入力もできるようにしていきます。

 

次に目指したのは、これまで仕事の管理をするために利用していた複数のシステムをできるだけ一つにまとめるということです。
これが当社の業務フロー図です。

薄く緑で囲ってある部分が、売上管理の部分です。
このフロー図の左側にある部分は、主に受注前の活動を管理する部分です。
見積管理案件管理問い合わせ管理などです。
このフロー図の右側にあるアフターサービス管理(サポートサービス履歴管理)などと合わせて、これまではkintoneで運用していましたが、システムが別であるために各種マスターをそれぞれ更新、管理しないといけない状況でした。そのため、作業が重複したり、必要な情報の検索に時間がかかったりしていました。
また、リースやレンタル、保守などの契約管理については、Excelで作成したファイルを担当者がWindowsフォルダで管理していて、担当者を介さないとすぐ情報にアクセスできないという問題がありました。
さらに、営業活動において最も利用する見積管理と案件管理が、販売管理システムと分離して運用しているため、受注までの経緯を再確認したり、別の営業活動に活用したりすることもできていませんでした。
何と言っても、各作業時におけるお客様情報の記録先が統合されていないため、社員で共有すべきお客様情報がしっかりと管理できていませんでした(お恥ずかしい話です)。

 

今回構築しているこの楽楽販売のシステムでは、この業務フロー全体をすべてひとつに載せることで、お客様情報が統合されます。そして、社員ひとりひとりも仕事の全体像をふまえた上で、目の前の仕事に取り組むこともできます。これにより、作業の重複や漏れ、ムダがなくなり、仕事の時短と簡素化ができるようになる予定です。

本来、DX(デジタル・トランスフォーメーション)は、デジタル技術により私たちの生活をより良いものに変革するもの、そして既存の価値観や枠組を根本から覆す革新的イノベーションをもたらすものです。
じむきにとって、そこまでの効果を期待できるかわかりませんが、まずはデジタル化と時短化、簡素化によるムダ排除と時間の創出から着手することにしました。
今後、どのような環境変化が生じても汎用できるベースシステムにするつもりです。

DX、どこから始めてよいかお困りでしたら

ぜひ、現在の事業のデジタル化と仕事の簡素化から始めてみませんか?
ご興味のある方は、こちらまでお問い合わせください。
私たちがお手伝いします。

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