待ったなし！改正電帳法の対応について

2023年11月27日

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待ったなし！改正電帳法の対応について

インボイスが導入されて約2ヶ月。

まだまだよくわからないところもある中、皆さま対応されていると存じます。

そんな中、今年の12月末で改正電帳法の宥恕期間が終了となり、
来年1月からはあらゆる企業（法人・個人事業者）が
改正電帳法に対応をしなければなりません。

電帳法のポイント

電帳法の改正については様々なところでまとめられていますので、
詳細はそちら（国税庁のサイト）で確認していただくとして、ポイントだけ整理します。

各税法で原則紙で保存することが義務づけされている帳簿書類について、
一定の要件を満たした上で
電磁的記録（以降、電子データ）による保存を可能とすること
及び
電子的に授受した取引情報の保存義務等
を定めた法律が「電子帳簿保存法」です。

この電子帳簿保存法上、電子データによる保存は
「国税関係帳簿書類の電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引の保存」
の3つに区分されています。

私たち企業がしっかりと対応しなければならない「義務」は、
3つめの「電子取引の取引情報に係わる電子データの保存」です。
カンタンに言うと
電子データで取引したものは電子データで保管しないといけない
という部分です。

よって、今回の法改正の対応に関しては、
大まかに以下の3つのパターンが考えられます。

1) 最低限度の対応をする

2) これを機にペーパーレス化をする

3) 電子データと簡単・便利に連係する
クラウド会計ソフトも導入して電子データ保存をする

この3つのパターンについてはあとで説明しますが
その前に、電子取引した電子データや
紙の取引情報をスキャン保存した電子データを
保管する手段について先に述べます。

電子データ保存の手段

電子データを保存する手段は、大きく2つしかありません。

①オンプレミスのNAS等で保存する

②クラウドストレージ保存サービスを利用する

パソコンで保存することもできなくはありませんが、
改正電帳法に記述された「電子データ保存要件」を満たすには
①または②を利用、または①②両方を利用することになります。

＜電子データ保存要件＞

1. 【真実性の確保】改ざん防止のための措置

以下の措置のいずれかを行うことが要件として求められています。

・タイムスタンプの付与
・訂正・削除の履歴を残す
・訂正・削除できないシステムの利用
・改ざん防止の事務処理規程を定める

2. 【可視性(検索機能)の確保】「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにする

3. 【可視性(見読性)の確保】速やかに画面・書面に出力できるよう
ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける

（バッファロー電子帳簿保存法改正サイトより引用）

それでは、電子データ保存の手段を一つずつ
見ていきましょう。

①オンプレミスのNAS等で保存する

例えば、現在バッファロー製のNASを利用している場合
無料で提供されている電帳法対応のアプリケーション
「電子帳簿マネージャー」を利用することで
「可視性の確保」をすることができます。
「真実性の確保」については、タイムスタンプの付与をしたり
訂正・削除の管理をする別ソフトを導入したり
改ざん防止の事務処理規程を定めることが必要となります。

新たにNASを導入する場合には
電帳法の【真実性の確保】【可視性の確保】に対応しているNASがオススメです。
特にタイムスタンプ機能を有しているアイオーデータ製のNASや
訂正・削除のできないシステムを有しているSynology製のNASを
導入することをオススメします。

②クラウドストレージ保存サービスを利用する

一方、クラウド保存サービスには

会計ソフトメーカーが提供しているサービス
（PCA Hub eDOC、応研スマート大臣証憑保管、
freee会計ファイルボックス、マネーフォワードクラウドBox など）や

複合機と連携したファイル保存サービスを提供している
「リコー証憑電子保存サービス」などがあります。

これらのクラウド保存サービスでは、
【真実性の確保】【可視性の確保】共に対応されているため
安心してご利用いただけます。

では、①NAS保存と②クラウド保存、どちらが良いのか？

NASはハード機器のため、どうしても壊れる可能性がゼロではありません。
そのため定期的なバックアップ、有事の修復・復元作業が必要になりますが、
クラウド保存サービスの場合、ほぼその心配はなく運用できることがメリットになります。

また、文書の保存期間は7年〜10年であることから、
NASについては定期的な買換（5年毎）が必要になる可能性がありますが
クラウドサービスの場合は月額利用料になりますので運用もラクです。

但し、クラウド保存サービスは各社によって金額が異なり、
クラウド利用料金が割高になってしまう可能性もあります。
また、途中でサービス利用を辞めることになっても
法律で定められた期間の保管が必要となるため
電子データ原本がクラウド上に残ることになります。

つまり、①NAS保存と②クラウド保存には一長一短あり、
お客様の環境に合わせて最適な方を選ぶことになります。

改正電帳法対応の3つのパターン

先に少し触れた、今回の法改正の対応に関して
考えられる3つのパターンは

1) 最低限度の対応をする

2) これを機にペーパーレス化をする

3) 電子データと簡単・便利に連係する
クラウド会計ソフトも導入して電子データ保存をする

でした。次に詳しく述べていきます。

1）最低限度の対応をする

最低限度の対応とは
法人・個人事業主で「義務」となっているところ、
つまり、電子でやりとり（メール受信やWEBサイトからのダウンロード）した
注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する
電子データだけはしっかりと保存し、
紙でやりとりしている分は、これまでどおり紙で保存をする方法になります。

電子データでのやりとりのみを行うには、
①NASによる保存でも②クラウドサービスによる保存でも対応可能ですが、
電子データ保存要件である【真実性の確保】と
【可視性（検索機能）の確保】は必要となります。

2) これを機にペーパーレス化する

これは「電子取引による保存」だけでなく
会計ソフトを利用することで「国税関係帳簿書類の電子帳簿等保存」を行い、
また決算関係書類を除く紙の国税関係書類については
「スキャナ保存」を行うということです。

紙の保存と電子データの保存を併用するよりも、
すべてを電子データで保管・管理することにより、
紙保存時の保管スペースが不要になり、
必要な資料の検索もスピーディーに行うことが可能になります。

①NAS保存でも②クラウド保存でも、紙で取引したモノを
電子データとして利用することは可能です。

NASの場合は、同じ社内ネットワーク内にある複合機のスキャナ機能や
PFUのイメージスキャナを使って紙文書の電子化をします。

クラウド保存サービスの場合は
社内ネットワーク外でも取り込みが可能になりますので
スマートフォンのカメラ機能などを利用することで
その場での取り込みが可能です。

取引データの取り込み作業を
社内で誰がするのか、何人でするのか、を検討することで
どちらを利用する方が良いか考える判断基準にもなります。

3)電子データと簡単・便利に連係する
クラウド会計ソフトを導入して電子データ保存をする

クラウド会計ソフトを利用することのメリットは
場所を問わず会計処理ができることはもちろんですが、
電子データの取引からすぐに会計処理をおこなうことができることです。
会計処理はある程度は決まった処理の繰り返しであることが多いので、
自動処理化をすることが可能で、会計処理の作業スピードを飛躍的にあげることができます。
電子取引データだけでなく、紙文書での取引も
会計ソフトと連携しているクラウド保存サービスに電子保存することで、
自動処理化していくことも可能です。

また、自社で発行する請求書や領収書を
電子発行していくことも想定すると、
販売管理システムや会計ソフトと連携するクラウド型保存サービスを利用することで
一元管理が可能になると思われます。

以上、想定される3つの対処法についてまとめてみました。

こちらは現時点（2023年11月）における私見ですので
最適な対処方法が変わる可能性はあります。

株式会社じむきの事例

最後に弊社の対応予定を以下に述べます。

インボイス制度や改正電帳法の対応も兼ねて、
社内で利用している様々なシステムを整理・統廃合することになり
これまでのシステムを一新して
新たにkintoneとfreeeにシステム統合することを実施中です（2023年7月から）。

その流れで、会計ソフトは「freee会計」に変更しましたが、
会計処理をする担当者は1名または2名と少ないので
取引先より受け取る請求書や領収書（つまりインボイス）については、
会計担当者が電子データは電子データのまま、
紙文書は電子データに変換し、freee会計に付属している
ファイルボックスに保管することにしています。

それ以外に受け取る見積書、納品書、契約書については
営業担当者やサービスエンジニア担当者が係わることが多いため、
多くの社員が利用できて、社内にあるリコー複合機からスキャン保存することができる
クラウド保存サービス「リコー証憑電子保存サービス」を用いて保存することにしています。

当社より発行する見積書や納品書については
スクラッチ開発しているkintone販売管理システム上に保管していますが
状況を見てPDFの保管が必要であれば、
「リコー証憑電子保存サービス」を利用する予定です。

また、当社が提供しているITサポートサービスや保守サービス（ひとサービス）の契約書
あるいは機器のレンタルサービスの契約書については、
「freeeサイン」の電子契約に移行していきます。
取引先の電子契約サービス（たとえばクラウドサインなど）で電子契約した
契約書PDFに関しても、freeeサイン上に保管していく予定です。
「freeeサイン for kintone」を活用することで
契約情報に関しては、文書作成から送信、保管、管理まで
kintone上で一気通貫して行うようにする予定です。

と、じむきの対応予定も書きましたが、
実際のところは2024年1月にスタートしてからでないとわからないことが多いのも事実です。
やりながら、進めながら、最適な手法を探っていく
というスタンスが大切だと思っています。

まとめ

このように、改正電帳法の対応は
会社の事業内容や取引先の特徴、取扱請求書の枚数、
利用している基幹システムなどが異なるため
上記でまとめた3つの対処法のうち「これだ！」という答えがあるわけではありません。
基本的には、各会社のいろいろな背景や今後の経営方針・経営戦略などもお聞きして、
個別対応で最適な対処方法を探していくことになります。

そのため、具体的な電帳法対応のご相談については、
じっくりとヒアリングをさせていただきご対応させていただきます。

ご相談はこちらまでお問い合わせください。

記事作成者：丸山