私たち鹿児島じむき商会で進めているじむきDX推進プロジェクト。
具体的には、
①基幹業務システム全体の抜本的見直し
②本社オフィスの仕事空間の再構築
をチームで進めています。
（今回は、①のおはなしです）
2021年5月12日（水）の第２回ミーティングでは、２回目の要件定義（マスタ保守、見積登録、案件登録、受注登録）を行いました。
見積システム・案件システムについては、当社でずっと迷走しており、一番重要な課題となっています。
かつては、NI コンサルティングのSFA（Sales Force Assistant）「顧客深耕Ｒ」を当社で７年ほど利用していました。
このシステムでは、見積書も案件情報も機器情報もすべて顧客情報に一括連動している素晴らしいシステムでしたが、残念ながらこの素晴らしい高機能システムを利活用するチカラが私たち鹿児島じむき商会にはありませんでした。
・仕事に追われて案件情報や顧客情報を入力ができなかった
・日々の営業日報を入力する時間がなかった
・入力する情報が多く、複雑化してしまって入力しなくなってしまった
・他の営業マンの活動情報を共有できなかった
・次の受注に結びつくための大切な活動につなげられなかった
・営業マン同士が直接対話する時間を作れなかった
など、費用対効果が見合わなくなり、NIコンサルティングのSFA「顧客深耕Ｒ」を断念しました。
その後、鹿児島じむき商会では、日々の営業日報を廃止しました。
代わりに、大切な市場や顧客の情報、動いている案件情報の共有は、直接対話の時間を増やし、朝礼や普段の会話で行うようにしました。
そして、見積書と案件管理だけは、進捗確認、実績評価をするために、kintone（キントーン）を用いてきました。
kintoneを用いた見積書、案件管理をはじめて１年半経ちましたが、うまく運用ができないというか、かゆいところに手が届かないというか・・
なかなかうまくいきません。
当社の場合、お客様の潜在ニーズへ提案する時間よりも、お客様からの問い合わせに対して調査、提案、見積書を作成する時間が圧倒的に多く、その流れから見積書の作成後に案件化されることも多いのですが、どうしてもkintoneでの運用上、案件登録は別途先に作成しないといけません。
ところが、その案件登録が後手になり、面倒になり、忘れてしまい、案件登録をしないままになってしまいます。
案件の質と量は、会社の期の業績評価の基準としてますが、実際は入力がリアルタイムでできず、期の締め前になって、まとめて時間をとって入力するという状態です。
そして、本来もっとも大切なことである、「仕事の共有」がうまくできないのです。
もちろん、当社の営業活動のやり方そのものに原因があったり、kintoneを使い切れていないなどの可能性があります。
しかし、理想として、見積書作成と案件登録は、どちらか先行していても双方から登録や追記、修正などできた方が、私たちの仕事にはフィットします。
そして、見積書の印刷フォームについても悩みがあり、一般的な市販ソフトではうまく対応できません。
当社では、総額表示以外に、いくつかの商品を一覧にした単価見積書、リース・レンタル金額のみ表記した見積書、コピー機のカウンター料金を記載した見積書、高等学校や官庁の税抜表記見積書、ファニチャー物件やシステム物件など20行を越える行数をもった見積書、印刷物など小数点以下２桁までを表記する見積書など、かなりの数の見積書印刷フォームが必要となります。
見積書は、社員間で共有してはじめて会社の武器・資産になると考えています。
上記の様々な種類の見積書をExcelで作成すると、細かな調整ができるとは思いますが、有効な見積書共有をするにはExcelでは機能しません。
そういった、システムが連係しない、業務プロセス事で異なるシステムを利用しているために起こる
・二重に入力する作業と時間
・過去のデータを探すムダな時間
・リアルタイムで入力できない
・どこでも必要な情報に簡単にアクセスできない
を改善するための取り組みが、今まさに進めている基幹システムの全面見直し、統合になります。
今回のミーティングでは、このような現在のkintoneの利用状況、悩みや課題、要求内容などを、システム開発を実際に手掛けていただいている、（株）ラクスさん、株式会社Infomation Plus-Tさん、日本事務器株式会社さんにお話しすることができました。
具体的な、基本設計や詳細設計はまだまだ先ですが、今のところ要望は問題なくできそうだ、ということで安心しています。
次回は、受注・売上、発注、仕入など、販売管理システムとの連係について、もう少し踏み込めそうです。
これからも、随時プロジェクト進捗を報告していきます。
基幹業務システムの見直し、クラウド型システムの構築、オフィスレイアウトの抜本的見直しなど、ご興味のある方は是非こちらまでお問い合わせください。
一緒に取り組みましょう。