今年の1月から始まった電子取引データの保存義務化。

みなさんはどのように取り組みされていますか？
どう取り組んだらいいのかわからない・・・という方もいらっしゃるかと思います。
当初より柔軟になった項目もあるので、最後の方にご紹介します。

以前の記事でも説明しましたが、もう一度整理します。

電子データで授受した取引情報をデータ保存する際は
「可視性の確保」と「真実性の確保」が必要です。

可視性の確保

可視性の確保として下記の2点を満たさなければいけません。
①モニター・操作説明書等の備付（すぐに画面・書面に出力できるようにする）
②検索要件の充足（日付・金額・取引先で検索できるようにする）

しかし、2課税年度前の売上高が5,000万円以下の方、
または、電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理されている状態で
税務調査時に電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば
②の検索要件の充足は不要となります。

真実性の確保

不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定を制定し遵守すること。

国税庁のHPに事務処理規定のサンプルがあります。
サンプルを参考に事務処理規定を制定しましょう。

国税庁（各種既定のサンプル）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

 

上記の準備がまだ出来そうにない方へ

発表された当初より柔軟になった項目がありました。
国税局から、以下の２つの条件を満たす場合は、
電子データを保存しておくだけで良いという見解が示されました。

1.電子取引データ保存の一定のルールに従って
電子データを保存することが出来なかったことについて、
所轄税務署長が相当の理由があると認める場合
2.税務調査などの際に
電子データのダウンロードの求め・電子取引データを
プリントアウトした書面の掲示・提出の求めに
それぞれ応じることが出来るようにしている場合

１は人で不足や資金不足、システム導入が間に合わないなども該当します。
２は電子データの保存は必ず行わないといけません。
いつでもダウンロードできるサービスもありますが
有効期限があるサービスもあり注意が必要です。

国税庁電子帳簿保存制度特設サイト
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm

紙と電子両方で保存するのはおススメしません

紙で発行される納品書や請求書も電子で保存した方が
検索が出来るので後から探しやすくなります。
いざキャビネットにあるファイルから探すとなると、日付と取引先名からしか
探すことができません。
探す人の思い込みでそれすら間違っている可能性もあります。

探す時間がもったいないので、じむきでは電子での保存をおすすめします。
会計ソフトと連動する電子帳簿保存サービスを使用されるのがいいのですが、
そこまで費用をかけたくないという方は、Ricohの電子帳簿保存サービスがおススメです。

自社に合った電子帳簿保存サービスを提案して欲しいという方は
ぜひ、じむきへご相談ください。

（記事作成：山下）