何とかしたい！じむきが抱える業務課題

私たち(株)じむきは奄美市を拠点とし、奄美群島各島を含む広範囲で事業活動をしています。

その中で、以下のような課題を抱えています。

 

 

◆経費精算に時間も労力もかかっている

営業担当者やサービスエンジニア担当者が、奄美群島内を頻繁に移動して

営業活動をしているため、経費精算の件数が非常に多いです。

経理担当者は、紙の種類や用紙のサイズがバラバラの領収書や請求書を集め、

記帳して、整理して、保管をする作業がとても面倒であり、時間がかかっています。

 

◆紙の請求書発行のコスパの悪さ

コピー機をご利用いただいているお客様へは、メーカー発行の利用明細書を

請求書と一緒に毎月同封しています。

この利用明細書も紙、そして請求書も紙で発行していて、その2つの紙を照合して

封入・発送するという作業をしています。

これまでも、毎月なかなかの時間と労力（4名で1日〜2日かかる）をかけていましたが、

郵便料金が値上げされたことにより、単純にコストが増大しました。

 

補助金を活用した取り組みと期待される効果

これらの課題を解決するために、業務のデジタル化を行って、業務効率化と時短を目指す

ことにしました。

ちょうど奄美市から民間企業のDXを支援する補助金「奄美市ICT事業拡大支援事業補助金」

がありましたので、これも利用させていただくことになりました。

【取組内容】

◎イメージスキャナー*とPaperStreamCapture**の導入

高度な画像処理機能を備えたOCRツール「PaperStream Capture」を活用し、

紙をとにかく電子化します。

読み込んだイメージは編集可能、データとして指定の出力先への保存も可能で、

ファイルやフォルダの自動仕分け機能があるので仕分け作業が短縮できます。

 

◎多様な領収書の電子化

用紙の大きさや種類、紙の厚さに関わらず、まとめてスキャンすることができます。

経理業務で発生する出納帳や経費精算の領収書が短時間で処理できます。

 

◎請求業務の電子化

紙で受領していたコピー機の利用明細書も、一気にスキャンして電子データ化。

電子請求書発行サービス（当社はバクラク請求書発行）***を導入しましたので、

このスキャンした利用明細書も請求書と一緒に電子で迅速に送ることができます。

 

*イメージスキャナーについてはおすすめ商品をこちらの記事で詳しくご案内
「電子化のさらに向こうへ！ 業務用イメージスキャナーfiシリーズ」

**PaperstreamCaptureについてはこちらのリコーWebサイトをご参照ください
https://www.pfu.ricoh.com/fi/software/paperstream-capture/

***導入した電子請求書発行サービスについてはこちらの記事をご覧ください
「紙からの脱却。電子請求書発行にチャレンジ！」

お客様へのフィードバック

紙文書を電子化することで、共有や検索が容易になり、”探す”時間が短縮されること、

印刷にまつわるコスト削減などはできました。

しかし、私たちのアナログ業務のデジタル化（電子化）はまだまだ途中です。

次は、自社で利用しているクラウド会計システム（マネーフォワード会計）や

電子帳簿保存サービス（バクラク請求書受取）と直接連携をすることで、

もっと仕事を便利でラクにしていこうと思います。

 

今後は、この実体験（失敗談も含めて）をできるだけお客様へお伝えし、

お客様のバックオフィス業務のデジタル化や省力化・省人化をお手伝い

をさせていただきたいと考えています。

私たちの取り組みが、ICT補助金の利用も含め、同じような悩みをお持ちのお客様にとって

少しでもご参考となりましたら幸いです。

 

みなさん、仕事のデジタル化で生産性を爆上げしていきましょう！

 

（記事作成：あき）